aktenbuchen          

Kassenbuch für alle Jahre

 

Testversion? Downloaden Sie hier eine kostenlose Testversion (in dieser fehlen die Monate Februar bis Dezember)

Das Excel-Kassenbuch für alle Jahre ist monatlich für bis zu 282 Eintragungen ausgelegt. Da ein Excel-Kassenbuch nachträglich geändert werden kann, ist eine handschriftliche Aufzeichnung der Bargeldgeschäfte notwendig. Eine Anleitung finden Sie im Kassenbuch wie auch nachfolgend:

kassenbuchallejahre

Excel-Kassenbuch für alle Jahre bestellbar bei digistore24 für 3,90 EUR inkl. 19% MwSt

  • Stammdaten
    Hier tragen Sie Ihre Firmendaten ein, das aktuelle Jahr, die erste Belegnummer, den Anfangsbestand, die Währung und das Fibu-Konto der Kasse (z. B. 1600 für Kontenplan SKR 04), drei aktuelle Steuersätze (aktuell 2018: 19 / 7 / 0)

    Weitere Eingabemöglichkeiten im Register Stammdaten:

    a) Kassenführer (das Wort lässt sich ändern): Tragen Sie den Namen des Kassenführers bzw. der Kassenführerin ein. Falls während des Jahres jemand anderes die Kassenführung übernimmt, setzen Sie den neuen Namen in eines oder mehrere der darunterstehenden Monatsfelder. Der Name im Feld Kassenführer darf dabei aber nicht gelöscht werden.

    b) In den Ausdrucken steht standardmäßig das Wort “Kassenbuch”. Möchten Sie das ändern (z. B. englischsprachig) tragen Sie den neuen Namen in das Feld “Ändern Sie hier das Wort” ein.

    Tipp: Nachdem Sie die Stammdaten eingetragen haben, speichern Sie die Datei bitte z. B. unter kassenbuch_leer und ein zweites mal als kassenbuch_2018

    >> Verwenden Sie kassenbuch_2018 für Ihre Eintragungen 2018. Sobald ein neues Geschäftsjahr beginnt, greifen Sie auf kassenbuch_leer zu und speichern diese Datei als kassenbuch_2019. Damit haben Sie für 2019 wieder ein “leeres” Kassenbuch und müssen die Eingaben in den einzelnen Monaten nicht mühsam löschen. Ändern Sie lediglich das Geschäftsjahr und den Anfangsbestand (=Endbestand Vorjahr). Im Folgejahr greifen Sie wieder auf kassenbuch_leer zu und speichern unter kassenbuch_2020

    Mit dieser Vorgehensweise haben Sie ein Kassenbuch für alle Jahre. Sollten sich irgendwann mal die Steuersätze ändern, können Sie dies in den Stammdaten ändern.
     

  • Aufzeichnung
    Drucken Sie das Blatt so oft aus wie Sie es benötigen und schreiben darin handschriftlich die Bargeldbewegungen rein. Täglich stehen Ihnen 21 Eintragungszeilen zur Verfügung (sollten diese nicht ausreichen, drucken Sie das Blatt mehrfach pro Tag aus). Zusätzlich sind zwei weitere Eintragungszeilen bereits eingedruckt:

    Eine für Bargeldtransfers von der Bank in die Kasse (dort bei Einnahmen eintragen) oder umgekehrt und eine Zeile für Privateinlagen (in Kasse als Einnahme) oder Privatentnahmen (in Kasse als Ausgabe). Drucken Sie für diese Geschäftsvorgänge im Register “Eigenbeleg” den Eigenbeleg aus, füllen diesen aus und unterschreiben ihn. Zusammen mit dem handschriftlichen Kassenbuch im Kassenordner bei den dazugehörenden Belegen ablegen.

    Tipp: Haben Sie täglich wiederholende Geschäftsvorgänge - wie z. B. in einer Gaststätte Tageseinnahmen - tragen Sie diesen Text per Excel in das Formular ein. Somit müssen Sie nicht täglich das Wort Tageseinnahmen handschriftlich schreiben.

    Im Vordruck sind Kennziffern eingedruckt, z. B. 2 für die Tageslosung, die die Addition der betrieblichen Einnahmen pro Tag ist. Die eingetragene Summe der betrieblichen Einnahmen muss identisch mit dem ermittelten Wert der retrograden Rückrechnung zur Tageslosung im Kassenbericht sein, den Sie bitte im unteren Teil des Blattes ermitteln. Die Kennziffern führen Sie durch diese Prozedur.

    Zuvor erledigen Sie bitte den Kassensturz, der dasselbe Ergebnis wie den theorietischen Kassenendbestand ausweisen sollte. Falls nicht, tragen Sie eine mögliche Differenz bei den Kennziffern 6 ein und buchen diesen Wert. Ob diese Differenz als Plus oder Minus zur Kasse zu buchen ist, erfahren Sie spätestens dann, wenn Sie richtig gerechnet haben und die Tageslosung im Kassenbericht Feld 2 identisch mit den betrieblichen Einnahmen oben im Kassenbuch Feld 2 ist.

    Hinweis: Haben Sie ein Manko in der Kasse - im Kassensturz ist der Betrag niedriger als der theoretische Kassenendbestand im Kassenbuch - müssen Sie z. B. sonstige Aufwendungen unregelmäßig 6969 an Kasse 1600 buchen (SKR 04). Im ungekehrten Fall buchen Sie Kasse 1600 an sonstige Erträge unregelmäßig 4839. Fragen Sie dazu bitte Ihren Steuerberater.

    Tipp: Nachdem Sie Ihre handschriftlichen Aufzeichnungen getätigt haben, lassen Sie Excel nachrechnen und tippen die Werte in die Felder ein.


     
  • Eigenbeleg
    Drucken Sie dieses Blatt aus, sobald Sie einen Eigenbeleg benötigen. Kreuzen Sie den entsprechenden Vorgang an, tragen den Wert und das Datum ein und fügen den unterschriebenen Eigenbeleg dem Kassenbuch hinzu.


     
  • TE Produkte
    Sofern Sie keine Registrierkasse einsetzen müssen (Steuerberater fragen), haben Sie hier die Möglichkeit, verschiedene Produkte per Tastatur einzutragen und dann handschriftlich eine Strichliste der verkauften Produkte zu führen. Die Multiplikation der Strichchen mit dem Einzelpreis führt zur Tageseinnahme der einzelnen Produkte.
     
  • Jan - Dez
    Es stehen Ihnen pro Monat bis zu 282 Eintragungszeilen zur Verfügung, was in den allermeisten Fällen genügen sollte. Im oberen Teil eines jeden Monats werden Daten aus den Stammdaten übernommen. Die Belegnummer wird automatisch hochgezählt, ab Februar können Sie die erste Belegnummer ändern, falls das Sinn macht (die erste Belegnummer im Januar wird aus den Stammdaten entnommen).

    Übernehmen Sie die Daten aus den handschriftlichen Tagesberichten in Excel und tragen das Belegdatum zweistellig ohne Punkt ein, wie z. B. 02 für den Zweiten eines Monats (das volle Datum wird automatisch aus den entsprechenden Monaten für einen eventuellen Export automatisch berechnet). Als Text einen sinnvollen Text eintragen z. B. TE für Tageseinnahme, dann den Betrag in Einnahme oder Ausgabe (nicht mit Minus), Gegenkonto ausfüllen sofern Sie es kennen (wichtig für Export), S/H wird automatisch gesetzt, und dann ein kleines x für 19%, 7% oder 0% (bei Privatentnahmen, Privateinlagen, Transfers, Lohnzahlungen o. ä. bitte gar kein kleines x setzen).

    Die Werte Netto und Bestand werden automatisch ermittelt. Bitte tätigen Sie Ihre Excel-Eingaben immer von Zeile zu Zeile von oben nach unten und lassen niemals eine Zeile dazwischen leer. Falls in einem Beleg zwei Steuersätze anfallen, bitte dafür zwei Zeilen verwenden.

    Tipp: Drucken Sie nur diese Seiten aus, in denen Eintragungen vorhanden sind, z. B. Seite 1 bis 2.


     
  • Jahr
    Hier bekommen Sie eine Übersicht der Einnahmen und Ausgaben; einmal nach Monat und einmal für die Vierteljahre.


     
  • Kassensturz täglich / Kassensturz
    Hier können Sie Excel rechnen lassen und Kassenstürze erstellen


     
  • export
    Lesen Sie bitte die Anleitung direkt im Register export. Sie bekommen dort die Möglichkeit, die Excel-Daten zu exportieren, um sie in ein Buchhaltungsprogramm einzulesen.

     
  • sortieren
    Lesen Sie bitte auch hier die Anleitung direkt im Register sortieren. Falls Sie nach vielen Eingaben bemerken, dass die chronologische Sortierung in einem Monat falsch ist, können Sie das hier bereinigen.

     
  • Kontierung
    Hier sind einige Kontierungen für das Gegenkonto aus dem Kontenplan SKR 04. Ergänzen oder ändern Sie die Kontierungen in Rücksprache mit Ihrem Steuerberater und tragen dann die vierstelligen Kontierungen in das Gegenkonto Ihrer monatlichen Aufzeichnungen.