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Chef: Den Jahresüberschuss tragen Sie in schwarz ein

Buchhalter: Wir haben aber keine schwarze Tinte mehr

Chef: Mensch - dann kaufen Sie eben welche!

Buchhalter. Dann sind wir aber wieder in den roten Zahlen...

1980er vs 2023

knapper Vergleich von Wolfgang Huber

Die etwas älteren Menschen wissen es noch, die jüngeren kennen es nur vom Hörensagen: Die Büro-Alltage waren Anfang der 80er noch voll mit manueller Schafferei belastet. Davon kann auch ich ein Lied singen.

Nach meiner Ausbildung wurde ich vorzugsweise in der Buchhaltung und in der Lohnbuchhaltung eingesetzt, meine Schreibblase am rechten Mittelfinger wurde Zeuge von zermürbenden Schreibarbeiten, mein Kreuz tat mir trotz jungen Alters wegen der Stehen-Sucherei am Lochkartentisch ständig weh.

So waren ganze Heerschaften damit beschäftigt, die Buchhaltung des Unternehmens auf dem Laufenden zu halten und die Löhne für über 150 MitarbeiterInnen zu erstellen.

Gut 40 Jahre später sieht alles ganz anders aus, Schreib-, Rechen- und "Kartei-Kasten"-Aufgaben werden von moderner Software übernommen. Eine Schreibblase braucht heutzutage wohl niemand mehr befürchten...

Aber auch 2023 gibt es noch Potenzial für Arbeitserleichterungen

Nehmen wir mal eine klassische Buchung der laufenden Geschäftsvorfälle, je nach Software benötigt man für das Erfassen eines einzigen Buchungssatzes etwa 25 bis 40 Sekunden, wobei auch 60 Sekunden noch im Normalbereich liegen.

Für ein Kassenbuch mit 150 Einzelbuchungen pro Monat sind somit um die zwei Stunden Erfassungszeit notwendig, was im selben Massstab auch für Banken-Buchungen gilt.

Geht es trotz moderner Software noch schneller?

Ja, das geht. Ich verwende das eigens erstellte Excel-Tool "1-Klick-Buchen" selbst und drücke die Eingabezeiten von zuvor zwei Stunden auf nur noch 40 Minuten.

Wie denn das?
1-Klick-Buchen hat 12 Erfassungs-Masken, eine für jeden Monat. Sobald ein Brutto-Betrag eingegeben wird, übernimmt die Excel-Schablone wie von Zauberhand die weiteren Bestandteile eines Buchungssatzes aus der Schablone selbst. Diese Schablonen sind links in jeder Erfassungsmaske, Sie legen die Daten dazu einmalig im Register "Stamm" an. Dort hinterlegen Sie auch das Konto gegen welches gebucht wird (Kasse, Bank, EÜR), die Steuersätze und die Währung. 

Fast so, als wäre es Künstliche Intelligenz (KI), erhalten Sie im "Bericht" und im "Export" aus der alleinigen Eingabe des Brutto-Betrages vollständige Buchungssätze mit Datum, Belegnummer, Buchungstext, Soll, Haben, der Steuer und des Betrages. 

Jetzt können auch Sie Zeit beim Buchen sparen
Nehmen Sie dazu einfach das Excel-Tool 1-Klick-Buchen für Ihre eigenen Belange, selbst wenn Ihnen Excel fremd sein sollte. Alles was Sie benötigen ist 1-Klick-Buchen und das Programm Excel selbst (gibt es bei softwarehunter sehr günstig als Einmalkauf ohne Abo, in dieser Vollversion Microsoft Office 2021 Professional sind neben Excel auch weitere Programme wie Word enthalten).

1-Klick-Buchen übernimmt Ihre Eingaben der Bruttobeträge automatisch in den Bericht und in den Export, von wo aus Sie die fertigen Buchungen in Ihre Fibu-Software importieren können.

Ein Handbuch liegt 1-Klick-Buchen bei, das Sie bei der Einarbeitung unterstützt. Schon nach 10 Minuten werden Sie verblüfft feststellen, wie einfach Sie Zeit sparen werden. Speichern Sie die Datei nach der Anlage Ihrer Buchungsvorlagen gleich ein zweites mal fürs Folgejahr ab, damit Sie dann wieder auf leere Eingabemasken Januar bis Dezember zugreifen können.

1-Klick-Buchen lässt sich nach der Anlage der Buchungsvorlagen auch von Nicht-Buchhaltern bedienen, was für Sie zu einem weiteren Vorteil führen könnte.

Bevor Sie weiterlesen, prüfen Sie bitte Ihre Fibu-Software, ob diese entweder Excel-, TXT- oder CSV-Daten importieren kann. Meine Recherchen haben ohne Vollständigkeitsanspruch diese Treffer ergeben:

Datev, Lexware, Taxpool-Buchhalter, Diamant, Collmex, Shakehands (Schweiz), BuchhaltungsButler, buchhaltung-muehelos.

Übrigens: Sollten Sie auf der Suche nach einem preisgünstigen, mandantenfähigen Buchhaltungs-Programm sein, empfehle ich Ihnen Taxpool-Buchhalter. Es ist ähnlich wie Lexware aufgebaut, die Eingabezeiten sind dank der Buchungsvorlagen angenehm schnell (noch schneller mit 1-Klick-Buchen + Import nach Taxpool-Buchhalter). 

>>  mehr lesen zum 1-Klick-Buchen für alle Jahre...