Kassenbuch für alle Jahre 

Version 2: Alles aus Version 1 + Buchungsmasken / ideal für Kassenführer + Buchhalter

Was Ihr Kassenbuch Version 2 kann:

1) Verwendbar für alle Jahre
Jahr im Register Stamm ändern: Die Tagesangaben mit Datum und dazugehörendem Wochentag passen sich auf jedem Tagesblatt und in den 12 Buchungsmasken automatisch an das entsprechende Jahr an.

2) Individuelle Buchungstexte + einfache Buchungsmaske (Betrag eingeben, fertig ist der Buchungssatz)
Hinterlegen Sie für Einnahmen und Ausgaben im Register Stamm oftmals vorkommende Buchungstexte und tragen dort die Gegenkontierungen zum Kassenkonto ein. Die Texte werden automatisch in jedes einzelne Tagesblatt und in die Buchungsmasken übernommen. Sie haben Platz für 6 Einnahmen- und für 16 Ausgaben-Texte. Sobald Sie in den Buchungsmasken einen Betrag eingeben, wird automatisch der vollständige Buchungssatz im Register Export hinterlegt. Von dort aus können Sie die Buchungen monatlich oder mehrere Monate zusammen in Lexware oder Datev importieren. 

3) Ausdruckbar auf Blankopapier
Drucken Sie das Kassenbuch monatlich auf Papier, lochen die Blätter und legen sie in einem Ordner ab. Dann machen Sie Tag für Tag Ihre handschriftlichen Aufzeichnungen und hinterlegen die dazugehörenden Belege beim entsprechenden Tagesblatt. Die Buchungsmasken sehen genauso aus wie die Papier-Ausdrucke. Übertragen Sie aus den handschriftlich ausgefüllten Tagesblättern nur die Beträge und lassen das Excel-Tool den Rest erledigen.

4) Quittungen, Eigenbelege und weitere Formulare sind mit an Bord
alle enthalten Ihre Firmenangaben aus dem Register Stamm

5) Mandantenfähig
Speichern Sie das Kassenbuch jeweils pro eingesetzter Firma mit entsprechendem Firmennamen. Als Steuerberater oder Büroservice können Sie Ihren Mandanten das Kassenbuch übergeben, damit diese die Buchungen selbst erledigen. Richten Sie lediglich das Register Stamm ein und zeigen Ihren Mandaten kurz, wie sie die Einträge aus den Tagesblättern in die Buchungsmasken eintippen. Am Monatsende sendet Ihr Mandant die Buchungen als txt- oder csv-Datei oder gibt Ihnen das ganze Excel-Kassenbuch zurück. Somit entfällt für Sie das Buchen der Kasse, Sie brauchen die Buchungen nur noch importieren.

Es ist empfehlenswert, das Kassenbuch täglich manuell zu führen und die Belege ordentlich zusammen mit dem Kassenbuch aufzubewahren. Das Finanzamt könnte Einwände gegen die Verwendung eines reinen Excel-Kassenbuchs erheben, da spätere Excel-Änderungen nicht nachvollziehbar sind. Unser Excel-Kassenbuch ist jedoch so konzipiert, dass es keine Probleme mit dem Finanzamt gibt.

1. Drucken Sie die Kassenblätter für die handschriftliche Kassenführung aus, um Ihre Aufzeichnungen darin zu machen. Vorteil: Sie müssen keine Buchungstexte schreiben, da Ihre im Register "Stamm" hinterlegten Texte automatisch in jedes Kassenblatt übernommen werden.

• Unsere fortschrittliche Excel-Kassenbuchsoftware bietet weit mehr als nur das Drucken von Kassenblättern:
  
  
• Sie generiert mühelos vollständige Buchungssätze der Geschäftsvorfälle.
  
  
• Übertragen Sie lediglich die Beträge aus den manuell geführten Kassenblättern in die Buchungsmaske, die genauso aussieht wie die Kassenblätter.
  
  
• Sobald Sie einen Betrag eingeben, fügt das Tool alle anderen Bestandteile eines Buchungssatzes automatisch hinzu. Es greift dabei auf die integrierten Daten aus der Buchungsmaske und den von Ihnen im "Stamm" eingetragenen Texten, Kontierungen und Steuersätzen zu.
  
  
• Haben Sie eine Änderung? Das können Sie ganz bequem rechts neben der Buchungsmaske erledigen.
  
  
• Sämtliche erstellten Buchungen können aus dem Register "Export" in kompatible Fibu-Software wie Lexware oder Datev importiert werden. Und dies monatsweise oder zu anderen Auswahlmöglichkeiten wie z. B. drei Monate zusammen.

Ihr Kassenbuch lässt sich individualisieren

füllen Sie dazu einmalig die Felder im Register "Stamm" aus

Ihre Eingaben in "Stamm" steuern Ihr gesamtes Kassenbuch, diese fließen automatisch in jedes einzelne Tagesblatt ein. In den Buchungsmasken können Sie dann aber falls mal notwendig, diese Angaben verändern. Dazu gibt es rechts neben der Buchungsmaske gelbe Felder. Sofern Sie dort etwas eintragen, werden die Standard-Texte und die dazugehörenden Kontierungen überschrieben.

Info zur Beleg-Nummer
Sobald Sie ins Excel-Kassenbuch einen Betrag eingeben, vergibt das Kassenbuch automatisch eine Beleg-Nummer und rechnet diese bei weiteren Betragseingaben um jeweils +1 weiter. Die Belegnummern lassen sich in den gelben Feldern rechts neben den Erfassungsmasken ebenfalls ändern, falls notwendig.

Einnahmen
Es stehen Ihnen 6 Eintragungsmöglichkeiten zur Verfügung, nachfolgend ein Muster. Kostenstelle einfach leer lassen, falls Sie nicht mit Kostenstellen arbeiten. Die Musterkontierungen in den Feldern "Konto" sind aus SKR04, die "Steuer USt%" bitte per Dropdown auswählen. Die Steuerschlüssel werden automatisch eingetragen (laut Steuertabelle / siehe weiter unten)

Ausgaben
Es stehen Ihnen 16 Eintragungsmöglichkeiten zur Verfügung, nachfolgend ein Muster. Kostenstelle einfach leer lassen, falls Sie nicht mit Kostenstellen arbeiten. Die Musterkontierungen in den Feldern "Konto" sind aus SKR04, die "Steuer VSt%" bitte per Dropdown auswählen. Die Steuerschlüssel werden automatisch eingetragen (laut Steuertabelle / siehe weiter unten)

Splittbuchungen: Im Beispiel sind für "Edeka" 6 Splittbuchungsmöglichkeiten eingetragen. Es empfiehlt sich aber bei Mehrfachsplittung eine kreditorische Buchung ausserhalb des Kassenbuches direkt in Ihrer Fibu-Software. Somit entlasten Sie das Kassenbuch und tragen als Text "Kreditor Edeka bar bezahlt" und bei "Konto" den Kreditor ein (z. B. 70000). In diesem Fall bitte das Steuerfeld leer lassen, da die Vorsteuer ja direkt im Fibu-Programm gebucht ist.

Steuersätze / Steuerschlüssel
Falls Sie Ihre Buchungen aus dem Kassenbuch nach Lexware importieren, brauchen Sie die Werte nicht verändern. Bei anderen kompatiblen Programmen, die TXT-Daten einlesen können (ASCII) prüfen Sie bitte, ob die Steuerschlüssel anders sind, als hier schon eingetragen und ändern dann entsprechend. 

Falls sich die Steuersätze mal ändern, überschreiben Sie z. B. "Umsatuzsteuer 16% alt" und ändern die Werte. Und / oder verwenden Sie die beiden leeren Felder.

Nutzer aus CH oder AT müssen alle Werte ändern.

Register "Druck Monat"

Tipp für Steuerberater und Buchführungs-Dienstleister:

Bieten Sie Ihren Mandanten einen besonderen Service an und drucken die Kassenblätter als PDF (drucken > als Drucker Ihr PDF-Programm wählen). Die PDFs mailen Sie Ihren Mandanten, die sich über Ihren Service freuen werden. Oder Sie drucken auf Papier und übergeben die Kassenbücher in einem Ordner den Mandanten.

Win-Win: Ihre Mandanten kommen damit schnell klar und haben weniger Schreibarbeiten als zuvor, und Sie brauchen nur noch die handschriftlichen Werte 1 zu 1 ins Kassenbuch eingeben und spüren den Zeitvorteil sofort: Keine Datumseingabe, kein Buchungstext keine Belegnummer und keine Steuersätze eintippen. Nur die Brutto-Beträge eingeben, fertig! Das Excel-Tool holt sich die anderen Bestandteile eines ordentlichen Buchungssatzes wie von Zauberhand - fast so, als wäre es KI.

Sie werden sich über die Zeitersparnis schon im ersten Monat freuen und werden von mal zu mal immer schneller. Ich darf es aus eigener Erfahrung beloben: Selbst wenn man mit Lexware relativ zügig unterwegs ist, bin ich mit dem Kassenbuch für alle Jahre um die 50 Prozent früher am Ziel.

Tipp 2: Im Optimalfall übergeben Sie Ihren Mandanten das komplette Kassenbuch für alle Jahre. Auch ohne Buchführungs-Kenntnisse können die Mandanten die handschriftlichen Aufzeichnungen ins Kassenbuch  eingeben und Ihnen die fertige Datei wieder zurückgeben. Oder einfach die fertige Export-Datei!

Die Buchungsmaske

Greifen Sie in den Registern "jan" bis "dez" auf die jeweiligen Monate zu

Beispiel: Buchungssätze vom 3. April 2025

Aus Ihren Betragseingaben (3 x Einnahmen + 5 x Ausgaben + Differenzeingabe) werden im Register "Export" folgende Buchungssätze ausgegeben:

Buchungssätze in Ihre Fibu-Software importieren

Sie können nun die Buchungen in Ihre Fibu-Software importieren, das Beispiel zeigt eine Import-Möglichkeit für Lexware. Ihre Fibu-Software muss txt-Dateien (ASCII) oder csv-Dateien importieren können, was bei Datev und Lexware der Fall ist (aber nicht bei lex-office). Etliche andere Programme können das, prüfen Sie bitte individuell, ob auch Ihre Fibu-Software txt-oder csv-Dateien importieren kann.

Importieren Sie am besten den ganzen Monat, wobei Sie auch den Filter auf mehrere Monate zusammen einstellen können.

Und was ist, wenn für einen Geschäftsvorfall mal kein standardisierter Buchungstext mit Kontierung und Steuersatz vorhanden ist? Kein wirkliches Problem! Sie haben zwei Möglichkeiten:

1. Sie ergänzen in "Stamm" den Buchungstext mit Steuerschlüssel und Kontierung, sofern dort noch Platz ist. Dies empfiehlt sich, falls die Buchung vermutlich noch häufiger vorkommen wird
   
   
2. oder Sie verwenden die Änderungstabelle, die rechts neben der Erfassungsmaske ist. Dort können Sie leere Felder in der Erfassungsmaske für den entsprechenden Tag ergänzen und schon belegte Felder überschreiben. Einträge in den gelben Feldern ändern Buchungstexte, Steuer%, das Gegenkonto zur Kasse, die Kostenstelle und die Belegnummer
   
   Somit ist auch bei "unruhigen Kassen" gewährleistet, dass man auch bei ständigen Ergänzungen gut vorwärts kommt. Es kostet zwar ein paar Sekunden, aber Sie werden erkennen, dass an alles gedacht ist und es keine bösen Überraschungen geben wird
   

Sie haben eine Frage? Sehen Sie bitte mal nach, ob die Antwort in den FAQs steht. Falls nein, mailen Sie bitte an Wolfgang Huber, ich beantworte Ihre Frage zügig, meist noch während desselben Tages.